ERE-administratie: laadsessies exporteren, controleren en bewaren

Je ERE-opbrengst is zo goed als de data waarop hij is gebaseerd. Ontbrekende sessies, een verbroken koppeling of een verkeerd serienummer kosten geld, en worden vaak pas laat ontdekt. Een eenvoudige administratie voorkomt dat. In deze gids lees je wat je bewaart, hoe je maandelijks controleert, wat je doet bij ontbrekende sessies en wat je aan het eind van het jaar naloopt.

Wat bewaar je?

• Je contract en de algemene voorwaarden die golden toen je je aanmeldde.
• De aanmeldingsbevestiging met de gegevens van je laadpaal en aansluiting.
• Een foto van het typeplaatje of de MID-markering van je laadpaal.
• Maandelijkse exports van je laadsessies.
• Overzichten van ingeboekte kWh die je van je aanbieder krijgt.
• Uitbetalingsspecificaties en de bijbehorende bankafschriften.

Bewaar alles op één plek, bijvoorbeeld in een map per kalenderjaar. Omdat contracten per kalenderjaar lopen, sluit die indeling aan op de manier waarop aanbieders afrekenen.

Laadsessies exporteren

De meeste laadpalen hebben een app of webportaal met je laadsessies. Zoek naar een exportfunctie, vaak als CSV, Excel of PDF. Een bruikbare export bevat per sessie de datum, begin- en eindtijd, geladen kWh en het serienummer of de ID van de laadpaal. Kan je app niet exporteren, maak dan maandelijks een schermafbeelding van het overzicht. Exporteer altijd voordat je van app, backoffice of laadpaal wisselt: oude gegevens zijn daarna soms niet meer beschikbaar.

Maandelijks controleren in vijf minuten

Zet één keer per maand je eigen data naast het overzicht van je aanbieder. Een tabel met vier kolommen is genoeg:

• De maand.
• Geladen kWh volgens je eigen laadpaal-app.
• Ingeboekte of geregistreerde kWh volgens je aanbieder.
• Het verschil en een eventuele verklaring.

Kleine verschillen ontstaan door afronding of door een sessie die over de maandgrens loopt. Wijkt een maand meer dan een paar procent af, of ontbreken hele dagen, zoek dan direct uit waarom.

Wat doe je bij ontbrekende sessies?

Ontbrekende sessies hebben meestal een technische oorzaak. Loop deze punten na:

• Was de laadpaal verbonden met internet? Bij een verbroken wifi- of mobiele verbinding worden sessies soms later of niet doorgestuurd.
• Is de laadpaal van backoffice gewisseld, bijvoorbeeld na een update of een nieuw abonnement?
• Is er geladen met een andere laadpas of zonder authenticatie, waardoor sessies anders zijn geregistreerd?
• Klopt het serienummer of de laadpaal-ID nog bij je aanbieder?

Meld een verschil bij je aanbieder met je export als onderbouwing: welke dagen, welke sessies en hoeveel kWh. Vraag of en tot wanneer ontbrekende sessies nog kunnen worden aangevuld. Wacht hier niet mee tot het einde van het jaar.

Voorbeeld: een afwijking uitzoeken

Stel: je app toont in maart 210 kWh, terwijl je aanbieder 196 kWh meldt. Dat is een verschil van 14 kWh, ruim 6%. Zoek in je export naar dagen zonder sessies of sessies met een afwijkende eindtijd. Vind je bijvoorbeeld twee sessies van samen 14 kWh die bij de aanbieder ontbreken, dan heb je een concrete melding met datum, tijd en kWh per sessie. Daarmee kan een aanbieder gericht zoeken, in plaats van een algemene vraag te onderzoeken.

Privacy van je laaddata

Laaddata laat zien wanneer je thuis bent en hoe vaak je rijdt. Deel daarom alleen de gegevens die je aanbieder nodig heeft en bewaar exports op een veilige plek. Bij een VvE of werkgever is het verstandig vast te leggen wie welke gegevens mag inzien.

Jaarlijkse controlelijst

Aan het eind van het kalenderjaar loopt je contractperiode af. Neem dan deze punten door:

• Komt het totaal van je eigen sessies overeen met het ingeboekte volume over het jaar?
• Zijn alle uitbetalingen ontvangen die volgens je contract opeisbaar zijn?
• Klopt de afrekening met de commissie en kosten in je contract?
• Blijf je bij je aanbieder of stap je per 1 januari over? Let op de opzegtermijn.
• Is je situatie veranderd, bijvoorbeeld door een verhuizing, een nieuwe laadpaal of een leaseauto?
• Verandert je verwachte laadvolume, en daarmee welke aanbieder netto het meest oplevert?

Belasting

Of en hoe je ERE-opbrengst fiscaal meetelt, hangt af van je situatie: privé, als ondernemer of via een VvE. Wij geven geen fiscaal advies. Bewaar je uitbetalingsspecificaties per kalenderjaar en vraag bij twijfel de Belastingdienst, een belastingadviseur of je accountant om advies. Bij zakelijk gebruik is het verstandig om vooraf vast te leggen op welke entiteit of aansluiting de opbrengst wordt geboekt.

Zakelijk en VvE: leg verantwoordelijkheden vast

Bij meerdere laadpunten of gebruikers is een vast controlemoment per maand of kwartaal nog belangrijker. Spreek af wie de data controleert, wie contact heeft met de aanbieder en hoe opbrengsten worden verdeeld. Meer hierover lees je op onze pagina’s over ERE voor bedrijven en VvE’s.

Waarom dit loont

Met een paar minuten per maand zie je fouten op het moment dat ze nog te herstellen zijn. Je hebt een onderbouwing als je uitbetaling lager uitvalt dan verwacht, en je laat bij een controle snel zien wat je hebt geladen. Bovendien heb je na een jaar een betrouwbaar laadprofiel, waarmee je bij de volgende contractkeuze aanbieders eerlijk vergelijkt.